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Documentos - Como Usar

Este guia apresenta o passo a passo para utilizar todas as funcionalidades do módulo Documentos.

1. Navegação por Pastas​

A sidebar esquerda exibe a estrutura de pastas do projeto, gerada automaticamente a partir das colunas do quadro Monday.com.

Acessando as pastas​

  1. Abra o módulo Documentos dentro do quadro no Monday.com
  2. Na sidebar esquerda, clique em uma pasta para expandir seu conteúdo
  3. As pastas possuem indicadores visuais de disponibilidade de arquivos
  4. Clique em subpastas para refinar a navegação

Busca e filtros​

  • Busca textual: Digite na barra de busca para filtrar arquivos por nome
  • Filtro por extensão: Selecione uma ou mais extensões de arquivo (PDF, DWG, IFC, etc.)
  • Filtro por localização: Filtre documentos pela localização nos campos do quadro
  • Ordenação: Clique nos cabeçalhos das colunas para ordenar os resultados

2. Download de Arquivos​

Download individual​

  1. Clique no ícone de download ao lado do arquivo desejado

Download em lote​

  1. Selecione os arquivos desejados marcando as caixas de seleção
  2. Clique no botão Download na barra de ações
  3. O sistema cria um pacote ZIP com todos os arquivos selecionados
  4. Acompanhe o progresso de cada download no modal de fila
Modal de progresso

A fila de downloads possui um modal minimizável que mostra o status individual de cada arquivo. Você pode continuar navegando enquanto os downloads são processados.

3. Compartilhamento por E-mail​

O compartilhamento funciona em 3 etapas guiadas:

Etapa 1 — Selecionar destinatários​

  1. Selecione os arquivos que deseja compartilhar
  2. Clique em Compartilhar
  3. Adicione os destinatários digitando os e-mails ou selecionando da lista de contatos autorizados

Etapa 2 — Configurar opções​

  1. Defina as opções de plotagem (colorido ou preto e branco)
  2. Configure o número de cópias, se aplicável
  3. Escolha se deseja incluir QR Code nos documentos
  4. Preencha os dados do empreendimento quando necessário

Etapa 3 — Confirmar e enviar​

  1. Revise o resumo do compartilhamento
  2. Confirme o envio
  3. Acompanhe o status no histórico de compartilhamentos
Limites
  • Máximo de 40 destinatários por compartilhamento
  • Máximo de 50 arquivos por envio

4. QR Code​

O módulo permite gerar QR Codes para acesso direto aos documentos.

Como usar​

  1. Selecione os arquivos para os quais deseja gerar QR Codes
  2. Na tela de compartilhamento, habilite a opção QR Code
  3. O QR Code será gerado com as configurações de posição, tamanho e offset definidas para o quadro
  4. Ao escanear o QR Code, o destinatário acessa diretamente o documento

QR Code em entregas​

Ao realizar uma entrega com QR Code habilitado, o sistema aplica o QR Code no documento conforme as configurações de posição (canto do documento), tamanho (15 a 60mm) e offsets personalizáveis.

5. Visualização de Documentos​

PDFs​

  • Clique em um arquivo PDF para abrir o preview integrado
  • Selecione dois ou mais PDFs para ativar o modo de comparação lado a lado

Modelos 3D (IFC/RVT)​

  • Arquivos IFC e RVT são visualizados através do viewer Autodesk integrado
  • A autenticação é feita automaticamente via sessão do Monday.com
  • Utilize os controles 3D para navegar pelo modelo

6. Histórico de Compartilhamentos​

O histórico registra todos os compartilhamentos realizados no quadro.

Funcionalidades do histórico​

  • Busca textual: Pesquise por destinatário, arquivo ou descrição
  • Filtro por status: Filtre por compartilhamentos ativos, expirados ou cancelados
  • Filtro por portador: Encontre compartilhamentos de um destinatário específico
  • Filtro por período: Defina intervalo de datas para a consulta
  • Detalhes: Clique em um compartilhamento para ver todos os arquivos enviados
  • Paginação: Navegue entre páginas de resultados

7. Gestão de Entregas​

Para controle de entregas físicas (plotagem):

  1. Acesse a seção de entregas no histórico de compartilhamentos
  2. Registre a entrega informando o status (Sim / Não / Parcial)
  3. Acompanhe os arquivos entregues e pendentes
  4. Edite o status de entregas anteriores quando necessário

Entregas obsoletas​

Quando um documento é atualizado após a entrega, o sistema pode enviar notificações automáticas informando que a entrega está obsoleta. O cooldown configurável (1 a 30 dias) evita notificações excessivas.

8. Documentos Obsoletos​

O módulo permite controlar a exibição de documentos com status obsoleto:

  • Por padrão, documentos obsoletos são ocultos da visualização
  • Ative a opção Ver Obsoletos nas configurações para incluí-los na listagem
  • Documentos obsoletos são identificados visualmente na tabela

Exemplos Práticos​

Enviar documentos para conferência externa​

  1. Navegue até a pasta da disciplina desejada
  2. Selecione os arquivos da revisão atual
  3. Clique em Compartilhar e adicione o e-mail do conferente
  4. Configure como "Colorido" e sem plotagem
  5. Confirme o envio — o conferente receberá um e-mail com link temporário

Download de projeto completo​

  1. Navegue até a pasta do projeto
  2. Use a seleção de todos os arquivos
  3. Clique em Download
  4. O sistema gerará um ZIP com a estrutura de pastas preservada

Comparar versões de PDF​

  1. Selecione dois ou mais PDFs do mesmo documento (revisões diferentes)
  2. O sistema abrirá o modo de comparação lado a lado
  3. Navegue pelas páginas para identificar diferenças entre as versões